Procédure de soutenance de thèse par visioconférence

PROCEDURE DE SOUTENANCE DE THÈSE PAR VISIOCONFÉRENCE

 

  • Rappel :

« A titre exceptionnel, et à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats » (arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de le formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat ; art. 19).

 

La soutenance de thèse avec participation des membres du jury en visioconférence est autorisée si les conditions suivantes sont remplies :

  • un maximum de 2 membres du jury en visioconférence
  • le doctorant est physiquement présent dans la salle de soutenance 
  • seul un membre du jury physiquement présent dans la salle de soutenance peut être choisi comme président par les autres membres du jury 

Le recours à la visioconférence doit rester exceptionnel pour éviter au maximum les problèmes techniques pouvant perturber la soutenance.

 

  • Matériel requis :

La visioconférence devra être faite à partir de matériel professionnel ou en utilisant le système autorisé par l’Université : le réseau Renater à l’exclusion de tout autre (à titre d’exemple l’utilisation de Skype est interdite).

En cas de défaillance technique du matériel avant le début de la soutenance (coupure informatique ou électrique prolongée, …), la soutenance ne pourra avoir lieu que si les conditions habituelles pour sa validité sont respectées ainsi que la conformité de la composition du jury selon l’arrêté du 25 mai 2016.

 Au moins un membre du jury présent dans la salle de soutenance doit avoir la possibilité de se connecter à une messagerie électronique pour pouvoir échanger si besoin des documents avec la salle en visioconférence.

Le jury présent doit disposer d’un accès téléphonique international (le cas échéant) avec haut-parleur pendant toute la durée de la procédure de soutenance (pré-réunion du jury, soutenance du candidat, délibération du jury).

 

  • Opérations préalables :

Le directeur de thèse informe à l’aide du formulaire ci-dessous, au minimum 1 mois avant la soutenance, le bureau des soutenances de la présence de membres en visioconférence, avec mention des membres concernés.

Formulaire à télécharger

Il est de la responsabilité du directeur de thèse de s'assurer, avec l'aide du responsable technique de la salle de visioconférence, que les conditions matérielles nécessaires au bon fonctionnement de la visioconférence sont réunies. Le directeur de thèse doit s’assurer que les membres en visioconférence ont pris préalablement contact avec le service visioconférence pour échanger sur les paramètres techniques et caler les tests. A l’issue des tests obligatoires et devant avoir lieu au plus tard 2 semaines avant la soutenance, le directeur de thèse devra informer par mail le bureau des soutenances du bon fonctionnement du matériel.

 

  • Une semaine avant la soutenance :

Les membres du jury assistant à la soutenance en visioconférence devront remettre au bureau des soutenances le formulaire de délégation de signature (à télécharger ici ) pour le procès-verbal, accompagné de la copie d’une pièce d’identité, qu’ils auront reçu avec leur convocation.

  • Deux jours avant la soutenance :

Le doctorant envoie aux membres du jury en visioconférence le texte et/ou le diaporama de sa présentation en numérotant impérativement les pages avec éventuellement une liste des errata du manuscrit déposé.

  •  Le jour de la soutenance :

Le bureau des soutenances doit être informé par le président du jury d’un éventuel dysfonctionnement, même si les conditions de soutenance sont respectées.

Les membres du jury en visioconférence doivent être seuls dans leur pièce. Le public n’est admis que dans la salle de soutenance.

Le procès-verbal de soutenance doit être signé par tous les membres physiquement présents lors de la soutenance (à l’exception du directeur de thèse) et le président du jury signe par délégation pour les membres en visioconférence en indiquant la mention « présent par visioconférence » sur le procès-verbal, conformément aux délégations de signature remises par le directeur de thèse.

  •  Après la soutenance :

Le président du jury envoie son rapport par mail au premier membre qui était en visioconférence qui le lui retourne signé et scanné par mail, accompagné de la copie de sa pièce d’identité. Le président du jury renvoie alors le rapport signé au deuxième membre qui le retourne à son tour en appliquant la même procédure. Le président du jury transmet alors le rapport au bureau des soutenances avec la copie des pièces d’identités.